SSC Agenda & Minutes

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School Site Council

The School Site Council is a body of staff members, elected parent members and other non-voting/non-elected members who review, shape and ultimately approve the school’s Single Plan for Student Achievement and the use of our federal Title 1 funds. This body also serves as our Site Safety Committee who reviews site safety data and helps shape our Comprehensive School Safety Plan. Finally this body also serves as our site Equity Council responsible for honoring our Board’s policy on equity (Board Policy 00415), with two representatives from Hillview who attend the district Equity Council Meetings. It meets the third Wednesday of every month.

El Consejo del Plantel Escolar es un cuerpo de miembros del personal, padres electos y otros miembros sin derecho a voto / no electos que revisan, dan forma y finalmente aprueban el Plan Único de la escuela para el Rendimiento Estudiantil y el uso de nuestros fondos federales del Título 1. Este organismo también sirve como nuestro Comité de seguridad del sitio que revisa los datos de seguridad del sitio y ayuda a dar forma a nuestro Plan Integral de Seguridad Escolar. Finalmente, este organismo también sirve como nuestro Consejo de Equidad de sitio responsable de honrar la política de la Junta sobre equidad (Política de la Junta 00415), con dos representantes de Hillview que asisten a las reuniones del Consejo de Equidad del distrito. Se reúne el tercer miércoles de cada mes.

Documents Created and/or Approved by the School Site Council

Supporting materials and information discussed at SSC meetings

School Site Council Bylaws

Article I: Roles and Duties of the SSC

The School Site Council (SSC) of Hillview Crest Elementary School, hereinafter referred to as the SSC, shall carry out the following duties:

  • Develop, review and modify the proposed Single Plan for Student Achievement (SPSA) annually.
  • Obtain recommendations for, and review of, from all school advisory committees for the SPSA.
    • Develop and approve the SPSA and related expenditures in accordance with all state and federal laws and regulations
    • Recommend the SPSA and expenditures to the governing board for approval
    • Provide ongoing review of the implementation of the SPSA with the principal, teachers, and other school staff members
    • Make modifications to the SPSA whenever the need arises
    • Submit the modified SPSA for governing board approval whenever a material change (as defined in district governing board policy) is made in planned activities or related expenditures
    • Annually (and at each semester, trimester, etc.) evaluate the progress made toward school goals to raise the academic achievement of all students
    • Act as the School Safety Planning Committee to create, review and update the Comprehensive School Safety Plan (CSSP), which contains the Emergency Response Plan.
    • Conduct an annual assessment of school climate which may be accomplished by reviewing one or more of the following types of information: Office Referrals, Attendance rates/truancy data, Suspension/Expulsion data, Parent Surveys, Student Surveys, and California Healthy Kids Survey.
    • Draft at least two school safety goals, one for People/Programs and one for Place.
    • Review and update all other parts of the CSSP.
  • Serve as the Site Equity Council
    • Each site Equity Council will examine suspensions and expulsions, disciplinary referrals, disparities in student demographic academic performance in order to make recommendations for equity-related staff professional development needs.
    • Equity Council members will participate in site walks (beginning in classrooms of volunteer teachers) to look for evidence of culturally competent and responsive teaching practices listed in Section 3 above. The findings can be shared district wide so that all teachers can benefit from specific examples of what a culturally competent classroom should look like and sound like.
    • School sites will be responsible for sending a representative to the District Equity Council and for incorporating at least one of the following types of groups, but not limited to, at each site to address issues of equity: Challenge Day, Restorative Justice, Cultural Leadership Groups, and Social/Emotional Leadership Development Consultants, Institute of Community Leaders ( ICL).
    • Member(s) of the site Equity Council shall report at monthly staff meetings, monthly School Site Council meetings, Instructional Leadership Team meetings and monthly District Equity Council (formerly Equity Task Force) meetings.
    • Up to 3 representatives from each school site will participate in the District Equity Council meetings. The representatives will include the Principal and a staff member, parent, and/or student.

Article II: Members

Section A: Composition

The SSC shall be composed of at least ten members, but not more than 14 voting members. Half of the membership should be parents or community members, and half should be school staff members. Classroom teachers shall constitute the majority of those persons representing the school staff. The membership will be as follows:

  • 2-3 Classroom teachers (a certificated staff member that has a classroom assignment of students for whom they are the teacher of record, or a caseload of students for whom they are the case manager).
  • 1-2 Other school staff members
  • 5-6 or more Parents or community members
  • The school Principal and/or Assistant Principal

SSC members chosen to represent parents may be employees of the school district so long as they are not employed at this school.

To the degree possible, parent/community members should also be representatives of ELAC and PTC.

Section B: Term of Office

SSC members shall be elected for two year terms.

Section C: Voting Rights

Each member is entitled to one vote and may cast that vote on any matter submitted to a vote of the SSC. Absentee ballots shall not be permitted.

Section D: Termination of Membership

The SSC may, by an affirmative vote of two-thirds of all its members, suspend or expel a member. Any elected member may terminate his or her membership by submitting a written letter or email of resignation to the SSC chairperson or principal.

Section E: Transfer of Membership

Membership on the SSC may not be assigned or transferred.

Section F: Vacancy

If a member terminates their membership after the first year, an election will be held the subsequent fall to fill their vacancy. If a member terminates their membership from the SSC in the middle of the school year, the principal will appoint another member from the same membership group. If no one puts their name forward, the principal can nominate a new member and the Council can approve new member(s) at the first or next meeting.

Article III: Officers

Section A: Officers

The officers of the SSC shall be a chairperson, vice-chairperson, secretary, and other officers the SSC may deem desirable.

The chairperson shall:

  • Preside at all meetings of the SSC
  • Sign all letters, reports, and other communications of the SSC
  • Perform all duties incident to the office of the chairperson
  • Have other such duties as are prescribed by the SSC
  • Assist the Principal or co-create the agendas for each meeting as desired

The vice-chairperson shall:

  • Represent the chairperson in assigned duties
  • Substitute for the chairperson in his or her absence

The secretary shall:

  • Keep minutes of all regular and special meetings of the SSC, including the recording of all motions and resulting votes.
  • Transmit true and correct copies of the minutes of such meetings to members of the SSC
  • Perform other such duties as are assigned by the chairperson or the SSC

Equity Council Representative shall

  • attend district Equity Council meetings as a representative of the Hillview Crest SSC and community
  • report back on Equity Council decisions and initiatives to the SSC

The Principal or Assistant Principal shall:

  • Serve as Chairperson when no member is interested.
  • Set the agendas for each meeting
  • Provide all notices in accordance with these bylaws
  • Be custodian of the records of the SSCKeep a register of the names, addresses and telephone numbers of each member of the SSC, the chairpersons of school advisory committees, and others with whom the SSC has regular dealings, as furnished by those persons

Section B: Election and Terms of Office

The officers shall be elected annually at the October or November meeting of the SSC and shall serve for two years, or until each successor has been elected.

Section C: Removal of Officers

Officers may be removed from office by a two-thirds vote of all the members.

Section D: Vacancy

A vacancy in any office shall be filled at the earliest opportunity by a special election of the SSC for the remaining portion of the term of office.

Article IV: Committees

Section A: Subcommittees

The SSC may establish and abolish subcommittees of its own membership to perform duties as shall be prescribed by the SSC. At least one member representing teachers and one member representing parents shall make up the subcommittee. No subcommittee may exercise the authority of the SSC.

Section B: Other Standing and Special Committees

The SSC may establish and abolish standing or special committees with such composition to perform such duties as shall be prescribed by the SSC. No such committee may exercise the authority of the SSC.

Section C: Membership

Unless otherwise determined by the SSC, the SSC chairperson or Principal shall appoint members of standing or special committees. A vacancy on a committee shall be filled by appointment made by the chairperson or Principal.

Section D: Terms of Office

The SSC shall determine the terms of office for members of a committee.

Section E: Rules

Each committee may adopt rules for its own government not inconsistent with these bylaws or rules adopted by the SSC, or policies of the district governing board.

Section F: Quorum

Half of the members of the committee shall constitute a quorum, unless otherwise determined by the SSC. The act of half of the members present shall be the act of the committee, provided a quorum is in attendance.

Article V: Meetings of the SSC

Section A: Meetings

The SSC shall meet regularly on the third Wednesday of each month, unless otherwise scheduled. Special meetings of the SSC may be called by the chairperson or by a majority vote of the SSC.

Section B: Place of Meetings

The SSC shall hold its regular meetings in the Parent Resource Room (38), unless such a facility that is accessible to the public, including handicapped persons, is unavailable. Alternate meeting places may be determined by the chairperson or by majority vote of the SSC.

Section C: Notice of Meetings

Written public notice shall be given of all meetings at least 72 hours in advance of the meeting. Changes in the established date, time, or location shall be given special notice. All meetings shall be publicized in the following venues: Staff Bulletin, Parent Newsletter and School Website.

All required notices shall be delivered to the SSC and committee members no less than 24 hours and no more than 7 days in advance of the meeting, personally, by mail or by e-mail.

Section D: Conduct of Meetings

Meetings of the SSC shall be conducted in accordance with the rules of order established by California EC Section 3147(c), and with Robert’s Rules of Order or an adaptation thereof approved by the SSC.

Section E: Meetings Open to the Public

All meetings of the SSC, and of committees established by the SSC, shall be open to the public. Notice of such meetings shall be provided in accordance with Section C of this article.

Section F: Decisions of the School Site Council and Quorum

All decisions of the SSC shall be made only after an affirmative vote of its members, provided a quorum is present. A quorum is half of the members.

Article VI: Elections

Section A: Parent/Community Member Representatives

Election of parent/community member representatives shall be conducted after a letter with a brief summary of the election process and a solicitation of nominees has gone to all families, either via US mail or Thursday envelope. All nominees who approve of their nomination will be placed on a ballot. Ballots shall be given to all families in a Thursday Envelope, and/or a voting table/booth at Back to School Night.

Section B: Teacher and Staff Representatives

The staff shall be surveyed to request nominations and volunteers to serve on SSC. The nominees will then be placed on a ballot that the certificated staff then vote on, before the October meeting.

Article VII: Amendments

An amendment of these bylaws may be made at any regular meeting of the SSC by a vote of two-thirds of the members present. Written notice of the proposed amendment must be submitted to SSC members at least 7 days prior to the meeting at which the amendment is to be considered for adoption.

Estatutos del Consejo de Sitio Escolar de HVC

Artículo I: Funciones y Deberes del SSC

El Consejo Escolar (SSC) de la Escuela Primaria Hillview Crest, en adelante denominado SSC, deberá llevar a cabo las siguientes funciones:

  • Desarrolle, revise y modifique anualmente el Plan único propuesto para el rendimiento estudiantil (SPSA).
    • Obtenga recomendaciones y revisiones de todos los comités asesores escolares para el SPSA.
    • Desarrolle y apruebe el SPSA y los gastos relacionados de acuerdo con todas las leyes y regulaciones estatales y federales
    • Recomiende el SPSA y los gastos a la junta directiva para su aprobación
    • Proporcionar una revisión continua de la implementación del SPSA con el director, los maestros y otros miembros del personal de la escuela
    • Haga modificaciones al SPSA cada vez que surja la necesidad
    • Presentar el SPSA modificado para la aprobación de la mesa directiva siempre que se realice un cambio importante (como se define en la política de la mesa directiva del distrito) en actividades planificadas o gastos relacionados
    • Anualmente (y en cada semestre, trimestre, etc.) evalúe el progreso realizado hacia las metas escolares para elevar el rendimiento académico de todos los estudiantes

Actúe como el Comité de planificación de seguridad escolar para crear, revisar y actualizar el Plan integral de seguridad escolar (CSSP), que contiene el Plan de respuesta a emergencias.

  • Lleve a cabo una evaluación anual del clima escolar que se puede realizar revisando uno o más de los siguientes tipos de información: referencias de la oficina, datos de asistencia / absentismo escolar, datos de suspensión / expulsión, encuestas a los padres, encuestas a los estudiantes y la encuesta California Healthy Kids.
  • Redacte al menos dos metas de seguridad escolar, una para Personas / Programas y otra para el Lugar.
  • Revise y actualice todas las otras partes del CSSP.

Servir como el Consejo de Equidad de Sitio

  • El Consejo de Equidad de cada sitio examinará suspensiones y expulsiones, referencias disciplinarias, disparidades en el rendimiento académico demográfico de los estudiantes con el fin de hacer recomendaciones para las necesidades de desarrollo profesional del personal relacionadas con la equidad.
  • Los miembros del Consejo de Equidad participarán en paseos por el sitio (comenzando en aulas de maestros voluntarios) para buscar evidencia de prácticas de enseñanza culturalmente competentes y receptivas listadas en la Sección 3 anterior. Los hallazgos se pueden compartir en todo el distrito para que todos los maestros puedan beneficiarse de ejemplos específicos de cómo debe ser y cómo debe ser una clase culturalmente competente.
  • Los planteles escolares serán responsables de enviar un representante al District Equity Council y de incorporar al menos uno de los siguientes tipos de grupos, pero no limitados a, en cada sitio para abordar cuestiones de equidad: Challenge Day, Restorative Justice, Cultural Leadership Groups , y Consultores de Desarrollo de Liderazgo Social / Emocional, Instituto de Líderes Comunitarios (ICL).
  • Los miembros del sitio Equity Council informarán en las reuniones mensuales del personal, las reuniones mensuales del Consejo Escolar, las reuniones del Equipo de Liderazgo Instructivo y las reuniones mensuales del Consejo de Equidad del Distrito (antes Equity Task Force).
  • Hasta 3 representantes de cada sitio escolar participarán en las reuniones del Consejo de Equidad del Distrito. Los representantes incluirán al director y un miembro del personal, padres y / o estudiantes.

Artículo II: Miembros

Sección A: Composición

El SSC estará compuesto por al menos diez miembros, pero no más de 14 miembros con derecho a voto. La mitad de los miembros deben ser padres o miembros de la comunidad, y la mitad debe ser miembros del personal de la escuela. Los maestros del aula deben constituir la mayoría de las personas que representan al personal de la escuela. La membresía será la siguiente:

  • 2-3 maestros del salón de clases (un miembro del personal certificado que tiene una asignación de clase de los alumnos para los que son el maestro de registro, o una carga de casos de estudiantes para los que son el administrador del caso).
  • 1-2 Otros miembros del personal de la escuela
  • 5-6 o más Padres o miembros de la comunidad
  • La directora de la escuela y / o la subdirectora

Los miembros del SSC elegidos para representar a los padres pueden ser empleados del distrito escolar siempre que no estén empleados en esta escuela.

Sección B: Término de la oficina

Los miembros del SSC serán elegidos por períodos de dos años.

Sección C: Derecho de voto

Cada miembro tiene derecho a un voto y puede emitir ese voto sobre cualquier asunto sometido a votación del SSC. No se permitirán las boletas en ausencia.

Sección D: terminación de la membresía

El SSC puede, por un voto afirmativo de dos tercios de todos sus miembros, suspender o expulsar a un miembro. Cualquier miembro elegido puede terminar su membresía presentando una carta o un correo electrónico de renuncia al presidente o director del SSC.

Sección E: transferencia de membresía

La membresía en el SSC no puede ser asignada o transferida.

Sección F: Vacante

Si un miembro cancela su membresía después del primer año, se realizará una elección en el otoño siguiente para cubrir su vacante. Si un miembro cancela su membresía del SSC a la mitad del año escolar, el director designará a otro miembro del mismo grupo de miembros. Si no hay voluntarios nominados para la elección, el director también designará a otro miembro(s) y el cuerpo tiene que aprobar el/los miembros nuevos en el primer o siguiente junta.

Artículo III: Oficiales

Sección A: oficiales

Los oficiales del SSC serán un presidente, un vicepresidente, un secretario y otros funcionarios que el SSC pueda considerar deseados.

El presidente deberá:

  • Presidir en todas las reuniones del SSC
  • Firme todas las cartas, informes y otras comunicaciones del SSC
  • Realiza todos los deberes incidentales a la oficina del presidente
  • Tener otros deberes como los prescritos por el SSC
  • Asistir al director o cocrear las agendas de cada reunión según lo deseado

El vicepresidente deberá:

  • Representar al presidente en deberes asignados
  • Sustituir al presidente en su ausencia

El secretario deberá:

  • Guarde actas de todas las reuniones regulares y especiales del SSC, incluida la grabación de todas las mociones y votos resultantes.
  • Transmitir copias verdaderas y correctas de las actas de tales reuniones a los miembros del SSC
  • Realizar otras tareas como las asignadas por el presidente o el SSC.

El Representante del Consejo de Equidad deberá:

  • Asistir a las reuniones del Consejo de Equidad del distrito como representante de Hillview Crest SSC y la comunidad
  • Informar sobre las decisiones e iniciativas del Consejo de Equidad al SSC

El director o subdirector deberá:

  • Servir como presidente cuando ningún miembro está interesado.
  • Establecer las agendas para cada reunión
  • Proporcione todos los avisos de acuerdo con estos estatutos
  • Ser custodio de los registros del SSC
  • Mantenga un registro de los nombres, direcciones y números de teléfono de cada miembro del SSC, los presidentes de los comités asesores escolares, y otros con quienes el SSC tiene tratos regulares, según lo proporcionado por esas personas

Sección B: Elección y Términos de los Oficiales:

Los oficiales serán elegidos anualmente en la reunión de octubre o noviembre del SSC y servirán por dos años, o hasta que cada sucesor haya sido elegido.

Sección C: remoción de oficiales

Los oficiales pueden ser destituidos por un voto de dos tercios de todos los miembros.

Sección D: vacante

Una vacante en cualquier oficina se cubrirá lo más pronto posible mediante una elección especial del SSC por la porción restante del mandato.

Artículo IV: Comités

Sección A: Subcomités

El SSC puede establecer y abolir subcomités de su propia membresía para realizar tareas según lo prescriba el SSC. Al menos un miembro que represente a los maestros y un miembro que represente a los padres constituirá el subcomité. Ningún subcomité puede ejercer la autoridad del SSC.

Sección B: Otros comités permanentes y especiales

El SSC puede establecer y abolir comités permanentes o especiales con dicha composición para realizar las tareas que prescriba el SSC. Ningún comité puede ejercer la autoridad del SSC.

Sección C: Membresía

A menos que el SSC determine lo contrario, el presidente o el director del SSC nombrará a los miembros de los comités permanentes o especiales. Una vacante en un comité deberá ser completada por un nombramiento hecho por el presidente o el director.

Sección D: Términos de la oficina

El SSC determinará los términos del mandato de los miembros de un comité.

Sección E: Reglas

Cada comité puede adoptar reglas para su propio gobierno que no sean incompatibles con estos estatutos o reglas adoptadas por el SSC o las políticas de la junta directiva del distrito.

Sección F: Quórum

La mitad de los miembros del comité constituirá un quórum, a menos que el SSC determine lo contrario. El acto de la mitad de los miembros presentes será el acto del comité, siempre que haya quórum presente.

Artículo V: Reuniones del SSC

Sección A: Reuniones

El SSC se reunirá regularmente el tercer miércoles de cada mes. Las reuniones especiales del SSC pueden ser convocadas por el presidente o por un voto mayoritario del SSC.

Sección B: Lugar de las reuniones

El SSC llevará a cabo sus reuniones regulares en la Sala de recursos para padres (38), a menos que dicha instalación que sea accesible al público, incluidas las personas discapacitadas, no esté disponible. Los lugares de reunión alternativos pueden ser determinados por el presidente o por el voto mayoritario del SSC.

Sección C: Aviso de reuniones

Se dará aviso público por escrito de todas las reuniones al menos 72 horas antes de la reunión. Los cambios en la fecha, hora o ubicación establecidas recibirán un aviso especial. Todas las reuniones se publicarán en los siguientes lugares: Boletín del personal, Boletín informativo para padres y sitio web de la escuela.

Todos los avisos requeridos se entregarán al SSC y a los miembros del comité no menos de 24 horas y no más de 7 días antes de la reunión, personalmente, por correo postal o por correo electrónico.

Sección D: Conducta de las reuniones

Las reuniones del SSC se llevarán a cabo de conformidad con las reglas de orden establecidas por la Sección 3147 (c) de California EC, y con las Reglas de Orden de Robert o una adaptación de las mismas aprobadas por el SSC.

Sección E: Reuniones abiertas al público

Todas las reuniones del SSC, y de los comités establecidos por el SSC, estarán abiertas al público. El aviso de tales reuniones se proporcionará de acuerdo con la Sección C de este artículo.

Sección F: Decisiones del Consejo del Sitio Escolar

Todas las decisiones del SSC se tomarán solo después de un voto afirmativo de sus miembros, siempre que haya quórum presente.

Artículo VI: Elecciones

Sección A: Representantes de los padres / miembros de la comunidad

La elección de los representantes de los padres / miembros de la comunidad se realizará después de que se haya enviado a todas las familias una carta con un breve resumen del proceso electoral y una solicitud de nominados, ya sea por correo postal de los EE. UU. O el sobre del jueves. Las boletas se entregarán a todas las familias en un sobre de los jueves y / o en una mesa / mesa de votación en la Noche de Regreso a Clases.

Sección B: Representantes del maestro y del personal

El personal debe ser encuestado para solicitar nominaciones y voluntarios para servir en SSC. Los nominados serán colocados en una boleta electoral en la que el personal certificado votará, antes de la reunión de octubre.

Artículo VII: Enmiendas

Una enmienda de estos estatutos se puede hacer en cualquier reunión regular del SSC por un voto de dos tercios de los miembros presentes. Se debe enviar un aviso por escrito de la enmienda propuesta a los miembros del SSC al menos 7 días antes de la reunión en la cual la enmienda se considerará para su adopción.